4 rzeczy, których nie robisz, a powinnaś bo tracisz przez nie pieniądze.

Są rzeczy na tym świecie, które wydają się być absurdalne i zbędne, a jednak bywają tak istotne… Jest szereg takich działań, które mogą wydawać się bezcelowe, a mimo to mają znaczenie… Nie inaczej jest w biznesie. Nieświadoma tego wpadasz w pułapkę: nie podejmujesz pewnych przedsięwzięć, sądząc, że są zbyteczne, przez co skazujesz się na to, iż coraz częściej masz wrażenie utraty kontroli nad działaniem Twojego gabinetu. Jeśli tak jest w Twoim przypadku, koniecznie przeczytaj ten artykuł do końca.

Chcę Ci przedstawić cztery proste praktyki, które – niezależnie od tego, jak bardzo niedorzeczne Ci się wydają – powinny stać się Twoim nawykiem, gdy zatrudniasz pracowników.

Dlaczego? Bo ułatwią życie, zarówno Tobie, jak i Twoim podwładnym.

Pytasz, jakie to praktyki? Oto odpowiedź:

• ustalanie procedur,
• prowadzenie checklist,
• zarządzanie stanem magazynowym,
• ewidencja rozchodu materiałów zabiegowych.

Procedury, procedury i jeszcze raz procedury...

O jakich procedurach mowa?

O wszystkich! Procedury są czymś fundamentalnym. Ułatwiają wprowadzenie nowego pracownika do zespołu, uściślają różne mechanizmy pracy i pozwalają stworzyć model wykonywania poszczególnych zadań. Im bardziej szczegółowa jest procedura, tym lepiej. Być może procedury kojarzą Ci się z korporacjami. Nic w tym złego. Zauważ, że w korporacjach nie ma czasu na nic, tym bardziej na błędy. Stąd wyznacza się standardy, których należy przestrzegać. Na stacji benzynowej jesteś zawsze obsługiwany w ten sam sposób i wiesz, czego możesz się spodziewać. Znasz standard pracy i jakość obsługi. Nie znaczy to, że pracują tam ludzie-maszyny, ale że zarówno Ty, jak i pracownik stacji benzynowej czujecie się w pełni bezpieczni w swoich rolach, a powtarzalność pewnych działań gwarantuje efekty najwyższej jakości i wzmacnia poczucie stabilności oraz zaufania. Właśnie dlatego procedury są tak popularne i potrzebne.

Wprowadzenie procedur w gabinecie jest jak postawienie solidnego fundamentu pod budowę pięknego, dużego i funkcjonalnego domu. Warto więc pomyśleć o tym już na etapie, gdy zatrudniasz choć jednego pracownika, bo odpowiednie procedury ułatwią i przyspieszą rozwój Twojej firmy. Procedury nie są złe, trzeba tylko umiejętnie je wprowadzić i zaangażować do ich tworzenia zespół. Dlaczego pracownicy powinni uczestniczyć w tworzeniu procedur? Bo to oni będą ich przestrzegać i oni wiedzą, co się sprawdza praktyce. Ty jako szef o pewnych rzeczach możesz nie wiedzieć. Ponadto angażowanie ludzi do tworzenia zasad i schematu pracy sprzyja integracji i daje poczucie, iż jest się decyzyjnym oraz wartościowym pracownikiem. Chcesz wymagać? Zaangażuj!

Moc checklisty

Checklista może w znaczny sposób ułatwić robienie zaopatrzenia. Pomaga ustalić zapotrzebowanie na kosmetyki, jednorazówki, środki czystości, płyny i akcesoria do dezynfekcja itp.

Czy zdarza Ci się, że produkty do gabinetu zamawiasz na oko? Potem wiele z nich leży i porasta kurzem, aż w końcu mija ich termin ważności i lądują w koszu. A może często zdarza się, że tuż po zrobieniu zaopatrzenia odkrywasz, iż znów czegoś Ci brakuje? Żeby uniknąć sterty niepotrzebnych separatorów kosmetycznych lub niepotrzebnie zamówionych rolek papieru, sporządź listę, która pomoże ustalić zapotrzebowanie. Temu właśnie służy checklista! Stany magazynowe możesz też ewidencjonować w programie do zarządzania salonem, na którym pracujesz. Decyzja o tym, z którego z narzędzi skorzystasz, należy oczywiście do Ciebie. Jeśli zatrudniasz recepcjonistę, łatwiej Ci będzie prowadzić stan magazynowy w systemie, który z wyprzedzeniem wysyła Ci komunikat o potrzebie zamówienia towaru. Jeśli jednak nie masz recepcji, warto korzystać z checklisty.

Sporządź listę zapotrzebowania, pogrupuj poszczególne produkty i zaznacz stan minimalny, który zawsze musi być w magazynie. Następnie regularnie (z częstotliwością dostosowaną do Twoich potrzeb) deleguj pracownikom stworzenie zamówienia wg przygotowanej checklisty.

Ewidencja rozchodu materiałów zabiegowych

Mam nadzieję, że znasz realne koszty zużycia materiałów niezbędnych do wykonania każdego zabiegu z Twojej oferty.

Jeśli nie i nie wiesz, jak je wyliczyć, skontaktuj się ze mną, a chętnie Ci w tym pomogę! Dlaczego? Jest to konieczne, by dobrze skalować biznes i zacząć zarabiać.

Jeśli mogę Ci coś doradzić, niech nie skusi Cię droga na skróty! Owszem, można sugerować się ceną wyliczoną przez producenta, ale można wyjść na tym jak Zabłocki na mydle, gdyż ceny te często są zaniżone. Poza tym każdy z pracowników najprawdopodobniej inaczej dozuje kosmetyk.

Zachęcam Cię do zrobienia małego testu: poproś swoje kosmetyczki, by przygotowały dla Ciebie kosmetyki potrzebne do wykonania jednego z oferowanych w Twoim gabinecie zabiegów na twarz – nie pierwszego z brzegu, lecz takiego, który będzie generował najwyższe koszty zużycia materiałów. Gdy Twoje podwładne nałożą składniki do miseczek, porównaj ich zawartość pod względem ilości. Niewątpliwie zobaczysz różnicę w dozowaniu produktów przez każdą z kosmetyczek. Czasami 1 ml danego preparatu kosztuje kilka groszy, ale bywa i tak, że 1 ml to pół ampułki o znaczącej wartości.

Jeśli chcesz wiedzieć, ile realnie kosztuje Cię wykonanie danego zabiegu, jeśli chcesz kontrolować wydatki w gabinecie i mieć pewność, że każdy klient otrzymuje taki sam zabieg z wykorzystaniem takiej samej ilości materiałów, zacznij szacować koszty materiałów. Sięgnij do pierwszej zasady i stwórz procedurę zużywania poszczególnych produktów z uwzględnieniem ich ilości (ach, mówiłam, iż procedury nie są takie złe?). Zaopatrz gabinet w miarki, dozowniki, wagę… wszystko to, dzięki czemu będzie się wygodnie pracowało Twoim pracownikom, a jednocześnie ułatwi im dozowanie składników, bo to warunek bezwzględny. Ponownie zaproś swoje kosmetyczki do współpracy, niech same zdecydują, które akcesoria do mierzenia odpowiadają im najbardziej.

Podsumowanie:

Pamiętaj: kluczem do osiągania sukcesu są małe kroki. Zanim je postawisz, mądrze obierz kierunek i zbadaj grunt, gdyż droga na skróty może być zgubna. Na każdym szlaku zaś potrzebne będą Ci znaki i czujne oko, które w mig je odczyta.

Moja Droga BJU Liderko! Liczy się postęp, a nie perfekcja! Nie musisz wszystkiego wprowadzać na raz! Zrób coś, co otworzy przed Tobą kolejną furtkę na drodze do sukcesu i pamiętaj: pomyślna kariera  jest w zasięgu Twojej ręki.